苏农院字〔2020〕42号

第一章  总 则

第一条 为进一步规范江苏省农业科学院（以下简称“我院”）合同管理工作，防控法律风险，维护我院合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及有关规定，结合我院实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指以我院名义或经我院授权的单位履行规定职责时与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同。劳动合同、院属各单位之间签订的合同不适用本办法。

第三条 本办法所称合同管理，是指我院或我院授权的单位依据法律法规和院相关文件，对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查、会签、签署、履行、变更、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。

第四条 合同管理必须遵守国家的法律、法规和相关政策，坚持协商一致、平等互利、等价有偿、诚实信用的原则。以有利于我院科研和基础设施建设、国有资产保值和增值，知识产权保护、整体利益等为基本原则。实行统一授权、归口分级管理、部门会签、承办单位负责、合法性审查及全过程监督的合同管理机制。

第二章  合同管理权限与职责

第五条 合同管理部门有承办单位、归口管理部门、综合管理部门、管理监督部门。

第六条 合同管理实行承办单位负责制，承办单位和承办人对合同管理负直接责任。合同承办单位是指各职能部门、研究所（中心）等二级单位，是合同管理的具体责任单位，负责合同调查、谈判、签约、履行、验收、结算、纠纷处理等全过程管理。其职责是：

（一）负责合同立项。

（二）指定合同承办人，承办人变更的应及时办理变更交接手续。借调、借用人员不得被指定为承办人。

（三）进行可行性论证，意向接触，对合同相对方资信状况、履约能力等进行调查。

（四）牵头组织合同的谈判，起草合同文本。

（五）提请有关部门审核，会签其承办的合同。

（六）负责合同的订立、履行、变更和解除。

（七）建立本单位的合同档案，负责在合同签订后按院档案管理要求存档合同原件。

（八）处理本单位合同纠纷及其他应由承办单位承担的职责。

第七条 我院对合同实行归口管理，根据职能部门的职责范围，划分合同归口管理部门。具体负责合同的前期指导、论证、审查及合同履行过程中的监督检查，制定具体归口合同管理规定等。涉及多个归口管理部门的合同，由主要归口管理部门牵头管理。归口管理部门也可作为合同承办单位直接承办有关合同。

院办公室：负责院层面国（境）内战略合作、审计服务等合同管理；

人事处：负责人才、人员聘用等合同管理。

科研管理处：负责国（境）内科研项目及外协等合同管理；

财务处：负责政府采购（除建设工程及与之相关的货物、服务以外）、金融服务等合同管理；

成果转化处：负责转让、许可，技术服务等成果转化合同及对外投资合同管理；

国际合作处：负责与国（境）外合作与交流等涉外事务合同管理；

基建管理处：负责建设工程及与之相关的货物、服务的合同管理；

基地管理处：负责院部基地、溧水基地、六合基地对外合作等合同管理;

后勤服务处：负责房产租赁、物业管理、水电气设施设备、绿化与景观、法律服务等合同管理;

涉及到服务部门业务的合同，归口管理部门管理过程中应当听取服务部门意见。其他未归口管理的合同，由各单位自行管理。

第八条 院法务部门是合同综合管理部门，负责制订我院合同管理相关规定；为合同承办单位、归口管理部门合同管理提供法律咨询服务；对涉及重大合同的合同文本进行法律审查，并提出法律意见；负责院合同的统筹管理，定期对各单位合同进行分类统计。

第九条 院纪检监察部门、审计部门对合同的签订、履行等管理各方面实行全过程监督。纪检监察部门对合同承办单位在合同订立、履行和合同管理过程中的履职情况以及廉政风险等进行监督检查，并对违纪违规、失职渎职给我院造成损失的责任人追责问责。审计部门依照职权和工作规程，监督合同的履行结果。

第三章  合同分级管理和订立

第十条 合同实施分级管理，分为重大合同和一般合同。本办法的分级管理仅为加强内部风险防控，规范重大合同的审核流程，不影响各承办单位及归口管理部门的项目及项目涉及合同的管理模式。

第十一条 重大合同包括：

（一）20万元以上的技术服务合同、转让许可合同；20万元以上的服务类采购合同，50万元以上货物类采购合同；100万元以上的基建工程类合同；100万元以上的横向科研合同；其他标的额超过50万的合同；

（二）法律关系复杂或对我院有重大影响的合同。

第十二条 一般合同是指除重大合同以外的合同。

第十三条 纵向科研合同不在分级管理范围内，具体按照院或归口管理部门规定进行管理。

第十四条 签订合同前，承办单位和承办人应对合同相对方的主体资格、资质、资信状况、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉、委托代理权限等情况进行审核。

第十五条 合同文本由承办单位负责起草，一般情况下，凡国家、行业有标准或示范文本的，承办单位应当结合实际需要予以适用或借鉴。

合同一般应具备下列条款：当事人的名称、地址；项目名称；标的；质量技术标准、规格和数量；价款及支付方式；履行期限、地点和方式；验收；违约责任；合同争议的解决方式；合同签订的时间、地点等。涉及知识产权的合同还应包括知识产权的归属、许可、保护等。

第十六条 承办单位、归口管理部门、合同综合管理部门等应逐步制定统一的合同格式文本。分期分批逐步建立合同示范文本库，定期对各类合同范本的使用情况进行检查，并根据实际使用情况进行修订。

第十七条 重大合同审核。由归口管理部门、合同综合管理部门、财务部门共同审核，各部门应分工协作，各负其责，共同维护我院利益。各审核部门主要职责：

（一）归口管理部门，主要对合同承办单位提交的资料，进行合规性审核。合同内容涉及到多个部门的，须经相关部门会签。

（二）合同综合管理部门，作为院聘法律顾问的联系部门，负责会同院法律顾问对重大合同进行完备性、准确性、合法性审核。正式审核前，承办单位应将合同文本通过院内部邮箱发送至合同综合管理部门预审。

（三）财务部门，审查经济类合同条款是否符合院财务管理规定，资金结算及付款方式是否合理等。

第十八条 重大合同审核时合同承办人应填写《江苏省农业科学院重大合同审核表》，由承办单位相关负责人和承办人签字，连同合同立项依据、合同相对方当事人的资信、资质状况、招投标（采购）文件等证明材料，按照重大合同审核流程审核。招标项目的合同文本应在招标前进行审核，招投标工作结束后合同文本出现重大变更的，合同文本须经前述程序重新审核。

第十九条 归口管理部门、合同综合管理部门、信息服务部门应当共同推进重大合同信息化管理工作，实行重大合同院信息化办公平台会签。

第二十条 各审核部门对重大合同的审核期限一般不超过三个工作日；对特别重大、复杂合同一般不超过五个工作日。

第二十一条 承办单位根据审核意见修改重大合同，承办单位与审核部门意见不一致，不同意修改合同文本的，应当书面说明理由，由合同归口管理部门决定是否修改。

第二十二条 一般合同审核。各承办单位依据归口管理部门合同管理规定及本单位合同管理细则进行合同管理，确定合同审核流程。

第二十三条 合同用章。重大合同审核通过后，加盖院章；一般合同（不含转让许可合同）审核通过后，授权各专业所及服务部门可加盖本单位印章，院管理部门须加盖院章；涉及转让许可合同的，一律盖院技术合同专用章。

上述用章规定与院或各归口管理部门规定不一致的，按照院或各归口管理部门规定执行。未依本办法及院相关规定办理合同订立审核手续的，印章管理部门不予办理签章。

第二十四条 除按相关规定可不签订合同外，应当订立书面合同，明确双方权利义务。对外订立合同除必须由法定代表人签署的合同外，经审核后的重大合同授权相应业务分管院领导或承办单位主要负责人签署，一般合同原则上应由承办单位分管负责人或主要负责人审签。

第二十五条  严禁倒签合同。倒签合同是指合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。紧急情况下，经归口管理部门、合同综合管理部门风险评估同意，报业务分管院领导批准后可先予履行。

第二十六条 严禁恶意拆分合同。恶意拆分合同是指为规避国家法律法规和院相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第二十七条 不得签订任何性质担保合同，未经批准不得签订投资合同和借贷合同。

第四章  合同履行

第二十八条 合同应当遵循合法、审慎、公平和诚实守信原则依约履行，切实保障国有资产、财政资金使用安全。

第二十九条 合同承办单位发生变更的，应当办理交接手续，并说明合同履行情况。

第三十条 合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分，合同承办单位和人员应及时妥善处理、收集、整理、保存上述资料。

第三十一条 合同履行过程中，如果合同相对方没有按合同约定履行，合同承办单位和人员必须立即以书面函件形式通知对方，并及时将出现的问题、拟采取的措施向相关领导汇报，积极采取补救措施，防止损失扩大。

第三十二条 在合同履行过程中，由于客观情况变化，确需变更或解除合同的，应按照合同约定的条款或协商一致后，变更或解除合同。变更或解除合同，必须说明变更或解除的理由、条款及事项、履行期限、与原合同的关系等，并按先前流程审核后签订书面合同。

第三十三条 合同履行过程中监督主要包括：是否按合同约定进度履行合同；是否按合同规定的时限、金额和方式付款；是否存在合同变更，如有变更，应履行变更签约手续，以合同形式明确变更情况；是否存在违约情况；是否存在合同解除情形，如需解除，应以合同方式明确解除事项或单方依法按照合同约定办理合同解除手续；是否存在廉政风险等内容。

第三十四条 合同履行过程中与对方当事人发生纠纷的，由合同承办单位负责处理；涉及院内多个单位的，经由合同承办单位提出，可成立联合纠纷处理小组，以合同承办单位为主负责处理合同纠纷，必要时由归口管理部门牵头协调。

第三十五条 需要法律援助的合同纠纷，归口管理部门、合同综合管理部门协助解决，承办单位应当主动提供所有证据材料。

第五章  责任追究

第三十六条 在合同管理过程中有下列情形之一，合同承办单位、归口管理部门及其他有关部门应及时采取补救措施。给我院造成损失的，应由负有责任的当事人及其所在单位承担相应的责任：

（一）未认真调查合同相对方的主体资格、履约能力及权限，损害我院利益的；

（二）隐瞒真相或虚构事实，与合同相对方串通，对我院利益造成损害的；

（三）合同履行过程中失职、渎职或者违反廉洁规定，造成我院利益受损的；

（四）违反信息安全保密规定，泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密，导致我院乃至国家利益受损的；

（五）遗失相关合同文本等重要资料、文件，造成我院利益损失的；

（六）违反法律、法规和本办法规定，造成我院利益损失的其他情形。

第三十七条 未经授权以我院、各单位的名义对外签订合同的，将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政责任，直至法律责任。

第六章  合同备案与归档

第三十八条 合同承办单位应做好合同登记管理台账，包括合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同签订时间、备注（合同补充、变更和解除事项）等信息。并于次年1月底前将完整台账记录报合同综合管理部门和财务部门备案。

第三十九条 合同承办单位应建立合同档案登记制度，妥善保管相关文件资料，并按院档案管理规定归档。合同归档相关文件资料包括但不限于：合同正本、审批流程单、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。

第七章  附 则

第四十条 农区所（试验站）、院全资及控股企业可参照本办法另行制定管理办法。

第四十一条 本办法由院合同综合管理部门负责解释。

第四十二条 本办法自发布之日起实施。以往规定与本办法不一致的，以本办法为准。